Rédiger un bon message n’est pas toujours difficile, mais cela nécessite un certain savoir-faire avant de commencer.
C’est parce que la façon dont vous écririez un message formel et informel varie grandement d’une personne à l’autre. Pensez-y : Vous n’écririez pas un message demandant une augmentation à votre patron de la même manière que vous enverriez un message à votre ligue de softball au sujet de l’happy hour de l’équipe après l’entraînement au bâton.
Il est important de savoir comment rédiger un message pour le bon public, et de considérer avec qui vous communiquez, et comment vous voulez que votre message soit perçu, avant même de commencer.
Que vous postuliez pour un emploi, fassiez un suivi avec un collègue, essayiez de négocier un accord sur un jeu de cartes à jouer de collection vintage, ou correspondiez avec votre agent d’assurance, savoir comment rédiger un message peut vous aider à communiquer et à obtenir ce dont vous avez besoin rapidement et efficacement.
Mais avant de rédiger votre message, vous devez comprendre le format de rédaction de message de base, c’est-à-dire tous les différents éléments qui entrent dans la construction d’un message efficace. Après tout, vous voulez que le lecteur ouvre réellement — et, eh bien, lise — votre message.
Cet article couvre tous les éléments essentiels de la rédaction d’un message approprié : rédiger une ligne d’objet qui attire l’attention, une introduction forte, un corps de message succinct et une formule de politesse confiante mais amicale.
Pour faciliter les choses, nous avons également inclus des modèles de messages personnalisables pour des situations courantes afin de vous aider à démarrer.
Commencez avec la bonne adresse e-mail
Votre adresse e-mail est l’une des choses les plus importantes à considérer lorsque vous commencez à rédiger des messages. Si vous avez l’habitude d’utiliser une adresse e-mail personnelle kitsch comme soccerguy312@hotmail.com, il est temps d’opter pour un nouveau domaine de messagerie personnalisé.
C’est parce que votre adresse e-mail peut faire une énorme différence dans la façon dont vous êtes perçu, surtout si vous postulez pour un emploi ou envoyez des messages à des clients pour des affaires officielles. Même si votre message n’est pas formel, votre destinataire est susceptible de voir votre message avec plus d’urgence s’il provient d’une adresse e-mail à consonance professionnelle. Alors abandonnez l’e-mail du lycée et obtenez votre propre domaine de messagerie personnalisé.
Rédigez une ligne d’objet claire et impérative
Dans un format de rédaction de message typique, votre ligne d’objet est la première impression que le destinataire a de vous et de votre message. Compte tenu du pouvoir de votre ligne d’objet, elle doit être concise, directe et donner au lecteur une raison forte d’ouvrir votre message.
Lors de la rédaction d’un objet, il peut être bénéfique d’inclure un bref appel à l’action ou un moment où vous attendez une réponse, si nécessaire. Au lieu d’écrire simplement « Suivi », envisagez quelque chose comme « Suivi de réunion : Réponse nécessaire avant le [date] ».
Lors de la rédaction de votre ligne d’objet, n’oubliez pas de :
- Garder moins de 10 mots.
- Rendre votre sujet clair. Est-ce un suivi ? Une demande d’emploi ? Une question pour un collègue ?
- Ajouter un appel à l’action ou une date de réponse si nécessaire.
- Être spécifique pour que votre message ne soit pas enterré parmi les autres.
Exemples :
- « Révision du rapport : Commentaires nécessaires avant vendredi »
- « Suivi : Notes de la réunion de mardi »
- « Demande de discussion lun ou mar »
Ouvrez avec une salutation polie
Dans la rédaction de messages, vous devez toujours commencer votre message par une salutation polie. Si vous connaissez le nom et le titre du destinataire, c’est l’endroit pour l’utiliser. Sinon, utilisez une ouverture générale mais professionnelle.
Exemples :
- « Cher Dr Smith, »
- « Bonjour Maggie, »
- « À l’équipe de service client, »
- « Cher responsable du recrutement, »
Présentez-vous (si nécessaire)
Si le destinataire de votre message ne sait pas qui vous êtes, présentez-vous rapidement. Incluez votre nom, votre titre et une brève phrase expliquant qui vous êtes et pourquoi vous les contactez.
Si vous vous êtes déjà rencontrés, vous n’aurez peut-être pas besoin de vous présenter ; cependant, si vous n’avez rencontré le destinataire que brièvement, il est généralement de bon ton de vous présenter à nouveau avant de vous lancer dans votre message.
Exemple :
« Je m’appelle Stacey Williams et je suis graphiste à Tucson, en Arizona. Je vous contacte concernant l’offre d’emploi d’assistant vétérinaire. »
Indiquez le but de la rédaction de votre message
Personne n’aime un message qui met trop de temps à aller droit au but. Une rédaction de message appropriée doit permettre au lecteur de savoir pourquoi vous le contactez dès les premières lignes.
Connaissez-vous votre destinataire ? Est-ce un supérieur, un ami ou un client ? La façon dont vous rédigez votre message peut changer en fonction de votre public, mais il est sage d’établir votre ton et votre objectif dès le début.
Voici quelques exemples de la façon de rédiger un message approprié qui établit rapidement votre objectif au début du corps de votre message :
Question générale : « J’envoie un message aujourd’hui pour me renseigner sur la date limite de mardi… »
Introduction : « Je voulais me présenter en tant que nouvelle recrue récente de l’équipe… »
Fournir des informations : « Je vous écris pour vous donner une mise à jour sur votre prêt commercial… »
Suivi : « Je voulais faire un suivi de notre appel téléphonique de la semaine dernière… »
Demande : « Je me demandais si vous pouviez écrire une lettre de recommandation… »
N’oubliez pas, la façon dont vous donnez le ton au début du message peut déterminer si votre destinataire lit ou non votre message et répond en temps opportun — ou le déplace vers la corbeille.
Incluez un appel à l’action (CTA) clair
Le destinataire de votre message a probablement des centaines de messages à passer au crible, y compris le vôtre. Selon la société de marketing par e-mail Litmus, la personne moyenne passe entre neuf et 14 secondes à lire un message(nouvelle fenêtre). Ce n’est pas beaucoup de temps pour faire passer votre message.
Si vous envoyez un message à quelqu’un avec une demande spécifique, faites savoir spécifiquement à votre lecteur ce qu’il doit faire ensuite. Il n’est pas nécessaire d’écrire un message verbeux et fastidieux — soyez direct sur ce que vous voulez (également connu sous le nom d’appel à l’action), et arrivez à votre CTA le plus tôt possible. Sans cela, votre message peut sembler sans direction, et votre lecteur peut renoncer complètement à répondre.
Exemples :
- « Êtes-vous libre pour un appel cette semaine ? Faites-le-moi savoir. »
- « Veuillez examiner le rapport et envoyer tout commentaire d’ici vendredi. »
- « Ai-je votre approbation pour aller de l’avant avec ce projet ? »
Liez le tout avec une formule de politesse amicale
Votre conclusion est votre impression finale — la dernière chance de faire votre marque qui suscitera, espérons-le, une réponse de votre destinataire. Remerciez le lecteur pour son temps, rappelez-lui votre CTA et terminez par une formule de politesse qui correspond au ton de votre message.
Formules de politesse courantes :
- Cordialement,
- Merci pour votre temps,
- Dans l’attente de votre réponse,
- Avec gratitude,
- Sincèrement,
Ajoutez une signature de message professionnelle
Une signature efficace permet au lecteur de savoir qui vous êtes et comment vous contacter. Assurez-vous de toujours inclure :
- Votre prénom et votre nom
- Titre du poste
- Entreprise
- Coordonnées
Relisez avant d’appuyer sur envoyer
Il est facile d’inclure une faute de frappe dans votre message — et il est encore plus facile de les négliger. C’est pourquoi il est crucial de relire avant d’envoyer votre message, surtout dans un cadre professionnel. Assurez-vous de vérifier votre orthographe, votre grammaire et le nom de la personne à qui vous écrivez. Mal orthographier le nom de quelqu’un est l’un des moyens les plus rapides de ne pas obtenir la réponse que vous désirez.
Utilisez Proton Scribe, votre assistant de rédaction personnel
Des outils comme Proton Scribe peuvent vous aider à revérifier le ton de votre message et à repérer les fautes de frappe avant qu’il ne soit trop tard. Il peut même vous aider à formater votre message et à trouver les mots justes, afin que vous puissiez apprendre à rédiger un message approprié en un rien de temps. L’assistant intégré de Proton Mail, Scribe, peut vous aider à :
- Rédiger des messages clairs et professionnels
- Repérer les fautes de grammaire et d’orthographe
- Garder votre ton cohérent tout au long de votre message
- Gagner du temps sur la rédaction et l’édition
Plus important encore, Proton Scribe a été conçu en pensant à votre vie privée. Contrairement à d’autres assistants de rédaction, Scribe peut être exécuté localement, de sorte que vos informations sensibles ne quittent jamais votre ordinateur portable.
5 modèles de messages prêts à l’emploi
1. Suivi de réunion
Objet : Suivi : Récapitulatif de la réunion et prochaines étapes
Bonjour [nom],
Merci d’avoir assisté à la réunion d’équipe de la semaine dernière. J’ai joint un résumé rapide de la réunion et j’aurai besoin d’avoir une revue finale du projet lundi.
Veuillez consulter la liste et me faire savoir s’il y a quelque chose que vous souhaitez ajouter d’ici là.
Cordialement,
[Votre nom et signature]
2. Candidatures à un emploi
Objet : Candidature pour [titre]
Cher [nom de l’entreprise],
Je m’appelle [nom] et je vous écris pour exprimer mon intérêt pour le poste de [titre] chez [entreprise]. J’ai joint mon CV et mon portefeuille marketing pour votre examen.
Veuillez me faire savoir si vous avez besoin d’informations supplémentaires. J’ai hâte d’en savoir plus sur cette opportunité.
Sincèrement,
[Votre nom et signature]
3. Demande de commentaires
Objet : Commentaires demandés avant le [date]
Bonjour [nom],
J’ai joint un brouillon du [nom du projet] et j’apprécierais quelques commentaires. Pourriez-vous y jeter un œil à votre convenance et partager vos réflexions d’ici le [date] ?
Merci,
[Votre nom et signature]
4. Planification d’une réunion
Objet : Planification d’un appel pour cette semaine
Bonjour [nom],
Êtes-vous disponible cette semaine pour participer à un appel et discuter de [sujet] ? Je suis disponible les [insérer dates et heures].
Faites-moi savoir ce qui vous convient le mieux, je peux être flexible.
Merci,
[Votre nom et signature]
5. Présentations générales
Objet : Salutations de [votre nom]
Bonjour [nom],
Je m’appelle [votre nom] et je suis [titre] chez [entreprise]. Je suis tombé sur votre adresse e-mail en faisant des recherches sur [sujet] et je voulais me présenter.
Je suis intéressé d’en savoir plus sur la façon dont vous vous êtes impliqué dans [sujet]. Est-ce un bon moyen de vous joindre ?
Cordialement,
[Votre nom et signature]
FAQ : Rédiger de meilleurs messages
- Quelle doit être la longueur d’un message ?
Vos messages doivent généralement être courts et aller droit au but. N’oubliez pas que la personne moyenne passe moins de 15 secondes à lire un message. Si votre message est trop long, il est probable qu’il ne sera pas lu. - Puis-je utiliser des émojis ou des points d’exclamation ?
Si le ton est informel et que vous connaissez votre public, les émojis et les points d’exclamation sont probablement acceptables. Mais pour les messages professionnels, vous voudrez éviter les émoticônes et les points d’exclamation inutiles, car ils peuvent paraître trop enthousiastes ou décontractés. - Que dois-je éviter dans un message professionnel ?
Comme indiqué précédemment, les émojis et les points d’exclamation doivent être évités dans les cadres de messagerie professionnelle. Il est également sage d’éviter l’argot et les salutations et fermetures trop décontractées. - Comment puis-je m’améliorer dans la rédaction de messages ?
Vous connaissez le dicton : C’est en forgeant qu’on devient forgeron. Mais rédiger un message peut être difficile, surtout si vous êtes nerveux à l’idée de décrocher un emploi ou de demander quelque chose d’important, comme une augmentation. L’utilisation d’outils comme Proton Scribe peut aider à soulager la pression lorsque vous apprenez juste à rédiger un message, en vous aidant avec le format de rédaction de message approprié, la relecture et plus encore.
Rédigez des messages meilleurs — et plus sûrs — avec Proton
Apprendre à rédiger un message est une compétence importante — mais savoir comment garder vos données en sécurité ? C’est essentiel.
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Créé par des scientifiques nucléaires qui ont vu le besoin d’une plateforme de messagerie axée sur le respect de la vie privée, Proton est un fournisseur de messagerie électronique chiffrée de bout en bout basé en Suisse, soutenu par certaines des lois sur la protection de la vie privée les plus strictes au monde.
Contrairement à d’autres fournisseurs de messagerie qui vendent vos données à des sociétés de marketing, lorsque vous utilisez Proton Mail, personne n’a accès à vos informations personnelles à part vous. Pas même nous.
Et nous cherchons toujours des moyens de nous améliorer — que ce soit grâce à des outils qui peuvent vous aider à rédiger de meilleurs messages, comme Scribe — ou avec notre suite de produits axés sur le respect de la vie privée comme Proton Drive (stockage chiffré pour garder vos fichiers en sécurité), et Proton Calendar (pour protéger vos horaires et rendez-vous importants).
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