Escrever um ótimo e-mail nem sempre é difícil, mas requer uma certa quantidade de conhecimento antes de começar.

Isso ocorre porque a maneira como você escreveria um e-mail formal e informal varia muito de pessoa para pessoa. Pense nisso: você não escreveria um e-mail pedindo um aumento ao seu chefe da mesma maneira que enviaria um e-mail para sua liga de softball sobre o happy hour do time após o treino de rebatidas.

É importante saber como escrever um e-mail para o público certo e considerar com quem você está se comunicando e como deseja que sua mensagem seja transmitida, antes mesmo de começar.

Esteja você se candidatando a um emprego, fazendo o acompanhamento com um colega, tentando negociar um acordo sobre um conjunto vintage de cartas de baralho colecionáveis ou se correspondendo com seu agente de seguros, saber como escrever um e-mail pode ajudá-lo a se comunicar e obter o que precisa de forma rápida e eficiente.

Mas antes de escrever seu e-mail, você precisa entender o formato básico de redação de e-mail, ou seja, todos os diferentes elementos que compõem a construção de um e-mail eficaz. Afinal, você quer que o leitor realmente abra — e, bem, leia — sua mensagem.

Este artigo aborda todos os fundamentos de como escrever um e-mail adequado: escrever uma linha de assunto que chame a atenção, uma abertura forte, um corpo de e-mail sucinto e uma despedida confiante, mas amigável.

Para tornar as coisas mais fáceis, também incluímos modelos de e-mail personalizáveis para situações comuns para ajudá-lo a começar.

Comece com o endereço de e-mail certo

Seu endereço de e-mail é uma das coisas mais importantes a considerar ao começar a escrever e-mails. Se você está acostumado a usar um endereço de e-mail pessoal cafona como soccerguy312@hotmail.com, é hora de um novo domínio de e-mail personalizado.

Isso ocorre porque seu endereço de e-mail pode fazer uma grande diferença em como você é percebido, especialmente se estiver se candidatando a um emprego ou enviando e-mails para clientes sobre negócios oficiais. Mesmo que seu e-mail não seja formal, seu destinatário provavelmente verá sua mensagem com mais urgência se for de um endereço de e-mail com som profissional. Portanto, abandone o e-mail do ensino médio e obtenha seu próprio domínio de e-mail personalizado.

Escreva uma linha de assunto clara e imponente

Em um formato típico de redação de e-mail, sua linha de assunto é a primeira impressão que o destinatário tem de você e de sua mensagem. Considerando o poder que sua linha de assunto tem, ela deve ser concisa, direta e dar ao leitor um motivo forte para abrir sua mensagem.

Ao escrever um assunto, pode ser benéfico incluir uma breve chamada para ação ou um prazo no qual você espera uma resposta, se necessário. Em vez de apenas escrever “Acompanhamento”, considere algo como “Acompanhamento da reunião: Resposta necessária até [data].”

Ao escrever sua linha de assunto, lembre-se de:

  • Mantê-la com menos de 10 palavras.
  • Tornar seu tópico claro. É um acompanhamento? Uma consulta de emprego? Uma pergunta para um colega?
  • Adicionar uma chamada para ação ou data de resposta, se necessário.
  • Ser específico para que seu e-mail não fique enterrado entre os outros.

Exemplos:

  • “Revisão do relatório: Feedback necessário até sexta-feira”
  • “Acompanhamento: Notas da reunião de terça-feira”
  • “Solicitação de conversa seg ou ter”

Abra com uma saudação educada

Ao escrever um e-mail, você deve sempre começar seu e-mail com uma saudação educada. Se você souber o nome e o cargo do destinatário, este é o lugar para usá-lo. Caso contrário, use uma abertura geral, mas profissional.

Exemplos:

  • “Prezado Dr. Smith,”
  • “Olá Maggie,”
  • “Para a equipe de suporte ao cliente,”
  • “Prezado gerente de contratação,”

Apresente-se (se necessário)

Se o destinatário do seu e-mail não souber quem você é, apresente-se rapidamente. Inclua seu nome, seu cargo e uma frase breve explicando quem você é e por que está entrando em contato com eles.

Se vocês já se conheceram, talvez não precise se apresentar; no entanto, se você conheceu o destinatário apenas brevemente, geralmente é uma boa prática se reapresentar antes de iniciar sua mensagem.

Exemplo:

“Meu nome é Stacey Williams e sou designer gráfica de Tucson, AZ. Estou entrando em contato sobre a vaga de emprego para assistente veterinário.”

Declare o objetivo de escrever seu e-mail

Ninguém gosta de um e-mail que demora muito para chegar ao ponto. Uma redação de e-mail adequada deve informar ao leitor por que você está entrando em contato com ele nas primeiras linhas.

Você conhece seu destinatário? Eles são um superior, amigo ou cliente? A maneira como você escreve seu e-mail pode mudar dependendo do seu público, mas é sensato estabelecer seu tom e propósito desde o início.

Abaixo estão alguns exemplos de como escrever um e-mail adequado que estabeleça seu propósito rapidamente no início do corpo do seu e-mail:

Pergunta geral: “Estou enviando este e-mail hoje para perguntar sobre o prazo de terça-feira…”

Introdução: “Eu queria me apresentar como o novo contratado recente da equipe…”

Fornecendo informações: “Estou escrevendo para lhe dar uma atualização sobre seu empréstimo comercial…”

Acompanhamento: “Eu queria dar continuidade ao nosso telefonema da semana passada…”

Solicitação: “Eu estava me perguntando se você poderia escrever uma carta de recomendação…”

Lembre-se, como você define o tom no início do e-mail pode determinar se o destinatário lê seu e-mail e responde em tempo hábil — ou o move para a lixeira.

Inclua uma chamada para ação (CTA) clara

O destinatário do seu e-mail provavelmente tem centenas de e-mails para filtrar, incluindo o seu. De acordo com a empresa de marketing por e-mail Litmus, a pessoa média gasta algo entre nove e 14 segundos lendo um e-mail(nova janela). Isso não é muito tempo para transmitir sua mensagem.

Se você estiver enviando um e-mail para alguém com uma solicitação específica, informe ao seu leitor especificamente o que ele precisa fazer a seguir. Não é necessário escrever um e-mail prolixo e tedioso — seja direto sobre o que você quer (também conhecido como sua chamada para ação) e chegue ao seu CTA o mais cedo possível. Sem ele, seu e-mail pode parecer sem direção e seu leitor pode deixar de responder completamente.

Exemplos:

  • “Você está livre para uma ligação esta semana? Me avise.”
  • “Por favor, revise o relatório e envie qualquer feedback até sexta-feira.”
  • “Tenho sua aprovação para avançar com este projeto?”

Amarre tudo com um fechamento amigável

Seu fechamento é sua impressão final — a última chance de deixar sua marca que, esperançosamente, provocará uma resposta do seu destinatário. Agradeça ao leitor pelo seu tempo, lembre-o do seu CTA e feche com uma despedida que se adapte ao tom do seu e-mail.

Despedidas comuns:

  • Cordialmente,
  • Obrigado pelo seu tempo,
  • Aguardo sua resposta,
  • Com gratidão,
  • Sinceramente,

Adicione uma assinatura de e-mail profissional

Uma assinatura eficaz permite que o leitor saiba quem você é e como entrar em contato com você. Certifique-se de incluir sempre:

  • Seu nome e sobrenome
  • Cargo
  • Empresa
  • Informações de contato

Revise antes de clicar em enviar

É fácil incluir um erro de digitação em seu e-mail — e é ainda mais fácil ignorá-los. É por isso que é crucial revisar antes de enviar seu e-mail, especialmente em um ambiente profissional. Certifique-se de verificar sua ortografia, gramática e o nome da pessoa para quem você está escrevendo. Escrever o nome de alguém incorretamente é uma das maneiras mais rápidas de não obter a resposta que você deseja.

Use o Proton Scribe, seu assistente de redação pessoal

Ferramentas como o Proton Scribe podem ajudá-lo a verificar o tom do seu e-mail e detectar erros de digitação antes que seja tarde demais. Ele pode até ajudá-lo a formatar sua mensagem e encontrar as palavras certas, para que você possa aprender a escrever um e-mail adequado rapidamente. O assistente integrado do Proton Mail, Scribe, pode ajudá-lo a:

  • Escrever e-mails claros e profissionais
  • Detectar erros gramaticais e ortográficos
  • Manter seu tom consistente em toda a sua mensagem
  • Economizar tempo na redação e edição

Mais importante ainda, o Proton Scribe foi projetado pensando na sua privacidade. Ao contrário de outros assistentes de redação, o Scribe pode ser executado localmente, para que suas informações confidenciais nunca saiam do seu laptop.

5 modelos de e-mail prontos para uso

1. Acompanhamento de reunião

Assunto: Acompanhamento: Recapitulação da reunião e próximos passos

Olá [nome],

Obrigado por comparecer à reunião de equipe da semana passada. Anexei um breve resumo da reunião e precisarei ter uma revisão final do projeto na segunda-feira.

Por favor, examine a lista e me avise se houver algo que você queira adicionar até lá.

Cordialmente,
[Seu nome e assinatura]

2. Candidaturas a empregos

Assunto: Candidatura para [título]

Prezada [nome da empresa],

Meu nome é [nome] e estou escrevendo para expressar meu interesse na posição de [título] na [empresa]. Anexei meu currículo e portfólio de marketing para sua revisão.

Por favor, deixe-me saber se você precisa de alguma informação adicional. Estou ansioso para saber mais sobre esta oportunidade.

Sinceramente,
[Seu nome e assinatura]

3. Solicitação de feedback

Assunto: Feedback solicitado até [data]

Olá [nome],

Anexei um rascunho do [nome do projeto] e agradeceria algum feedback. Você poderia dar uma olhada quando for conveniente e compartilhar suas ideias até [data]?

Obrigado,
[Seu nome e assinatura]

4. Agendamento de uma reunião

Assunto: Agendamento de uma ligação para esta semana

Olá [nome],

Você está disponível esta semana para uma ligação e discutir [tópico]? Estou disponível em [inserir datas e horários].

Deixe-me saber o que funciona melhor para você, posso ser flexível.

Obrigado,
[Seu nome e assinatura]

5. Apresentações gerais

Assunto: Saudações de [seu nome]

Olá [nome],

Meu nome é [seu nome] e sou [título] na [empresa]. Encontrei seu endereço de e-mail enquanto fazia uma pesquisa sobre [assunto] e queria me apresentar.

Estou interessado em saber mais sobre como você se envolveu em [assunto]. Esta é uma boa maneira de entrar em contato com você?

Atenciosamente,
[Seu nome e assinatura]

Perguntas frequentes: Escrevendo e-mails melhores

  1. Qual o tamanho de um e-mail?
    Suas mensagens de e-mail normalmente devem ser curtas e diretas ao ponto. Lembre-se, a pessoa média gasta menos de 15 segundos lendo um e-mail. Se sua mensagem for muito longa, é provável que não seja lida.
  2. Posso usar emojis ou pontos de exclamação?
    Se o tom for informal e você conhecer seu público, emojis e pontos de exclamação provavelmente estão bem. Mas para e-mails profissionais, você deve pular emoticons e pontos de exclamação desnecessários, pois eles podem parecer muito ansiosos ou casuais.
  3. O que devo evitar em um e-mail profissional?
    Como mencionado anteriormente, emojis e pontos de exclamação devem ser evitados em configurações de e-mail profissional. Também é sensato evitar gírias e saudações e despedidas excessivamente casuais.
  4. Como posso melhorar na redação de e-mails?
    Você conhece o ditado: A prática leva à perfeição. Mas escrever um e-mail pode ser desafiador, especialmente se você estiver nervoso em conseguir um emprego ou pedir algo importante, como um aumento. Usar ferramentas como o Proton Scribe pode ajudar a aliviar a pressão quando você está apenas aprendendo a escrever um e-mail, ajudando-o com o formato adequado de redação de e-mail, revisão e muito mais.

Escreva e-mails melhores — e mais seguros — com a Proton

Aprender a escrever um e-mail é uma habilidade importante — mas saber como manter seus dados seguros e protegidos? Isso é essencial.

Mais de 100 milhões de pessoas e empresas em todo o mundo confiam no Proton Mail com suas comunicações diárias e correspondência comercial importante.

Criado por cientistas nucleares que viram a necessidade de uma plataforma de e-mail com foco na privacidade, o Proton é um provedor de e-mail criptografado de ponta a ponta sediado na Suíça, apoiado por algumas das leis de privacidade mais fortes do mundo.

Ao contrário de outros provedores de e-mail que vendem seus dados para empresas de marketing, quando você usa o Proton Mail, ninguém tem acesso às suas informações pessoais, exceto você. Nem mesmo nós.

E estamos sempre procurando maneiras de melhorar — seja por meio de ferramentas que podem ajudá-lo a escrever e-mails melhores, como o Scribe — ou com nosso conjunto de produtos que priorizam a privacidade, como o Proton Drive (armazenamento criptografado para manter seus arquivos seguros e protegidos) e o Proton Calendar (para proteger seus agendamentos e compromissos importantes).

Se você está pronto para se juntar ao futuro da privacidade na internet e retomar o controle de seus dados, crie uma conta gratuita do Proton Mail hoje mesmo.