Le professionnel moyen reçoit environ 120 messages par jour(nouvelle fenêtre), ce qui représente environ 43 800 messages par an. Quel que soit votre secteur d’activité, c’est une quantité écrasante de messages professionnels à traiter.
Que vous ayez des centaines de messages non lus qui s’empilent ou que vous passiez des heures par jour à organiser votre boite de réception, vous avez probablement souhaité une approche meilleure et plus facile pour cette tâche omniprésente.
Et s’il existait un moyen de vider votre boite de réception tous les jours, sans manquer de messages importants ni empiéter sur votre flux de travail ?
Découvrez « Inbox Zero », une méthode qui peut aider les professionnels à maîtriser leur problème de messagerie, tout en libérant un temps précieux pour le travail qui compte vraiment.
Dans cet article, nous discuterons des moyens par lesquels vous pouvez mettre en œuvre cette méthode d’organisation de la boite de réception dans votre flux de travail pour rendre la vie plus facile et moins stressante. Associez la méthode Inbox Zero aux outils axés sur le respect de la vie privée de Proton, et vous serez sur la voie d’un équilibre travail-vie personnelle plus productif et rationalisé en un rien de temps.
Qu’est-ce que l’Inbox Zero ?
Gérer votre boite de réception — c’est la tâche sisyphéenne ultime. À un moment donné, votre boite de réception semble tolérable, et l’instant d’après, vous êtes inondé de messages, répondant les uns après les autres tandis que le dossier « non lu » grossit de manière incontrôlée.
Si garder votre boite de réception organisée vous donne l’impression de pousser constamment un rocher en haut d’une montagne, pour qu’il redescende chaque fois que vous atteignez le sommet, alors vous savez à quel point la messagerie peut être stressante.
C’est pourquoi l’expert en productivité Merlin Mann a inventé à l’origine la méthode Inbox Zero comme un moyen d’encourager une meilleure gestion des messages, d’augmenter la productivité et surtout — de soulager le stress inutile qu’une boite de réception pleine peut apporter.
Pourquoi est-il si difficile de garder ma boite de réception organisée ?
Il y a une poignée de raisons pour lesquelles votre boite de réception ne semble jamais vraiment organisée — ou si elle l’est, ce n’est que passager.
Une façon de réduire l’encombrement d’une boite de réception est de minimiser le nombre de newsletters et de messages auxquels vous êtes abonné. Ou peut-être que votre adresse e-mail figure sur des listes de marketing ou de relations publiques dont vous n’avez pas besoin. Bien qu’une grande partie de votre boite de réception puisse être remplie de messages importants pour votre travail, prenez un moment pour identifier la racine de l’encombrement et éliminez tous les messages récurrents qui ne sont pas nécessaires au travail.
La vue Newsletters de Proton vous permet de voir et de gérer tous vos abonnements aux messages en un seul endroit, ce qui facilite le désabonnement aux listes qui ne sont plus pertinentes pour vous.
N’y a-t-il pas une application pour ça ?
Il existe de nombreux outils sur le marché qui peuvent aider à l’organisation de la boite de réception, mais ils ne se valent pas.
Beaucoup de ces services gratuits ne sont pas vraiment gratuits du tout — ils utilisent vos données et les vendent à des entreprises pour assurer le fonctionnement de leurs services. Des outils comme Unroll.me peuvent être tentants comme moyen rapide et facile de se désabonner des newsletters sans avoir à faire le moindre effort — mais l’entreprise a déjà été prise en train de vendre les données de ses utilisateurs à Uber(nouvelle fenêtre).
Optez plutôt pour un fournisseur de messagerie électronique axé sur le respect de la vie privée comme Proton Mail, qui offre une fonctionnalité intégrée de désabonnement automatique et ne vend jamais, au grand jamais, vos données.
Comment atteindre l’Inbox Zero
Prêt à apprendre comment atteindre réellement l’Inbox Zero ? Les cinq principes de cette méthode d’organisation de la boite de réception sont en fait assez simples. Ils sont :
Supprimer
Cela semble évident, n’est-ce pas ? Mais la réalité est que nous avons plus peur de cliquer sur supprimer que nous ne le devrions. Tous les messages ne nécessitent pas de réponse, et il est physiquement impossible de répondre à chaque message que vous recevez. Si vous ne prévoyez pas de répondre à un message et que vous n’avez pas besoin de l’archiver, cliquez simplement sur le bouton supprimer.
Si vous craignez de supprimer un message important, détendez-vous. La plupart des clients de messagerie conservent vos messages supprimés dans un dossier corbeille, et avec Proton, son contenu reste dans ce dossier pendant 30 jours, vous pouvez donc récupérer quelque chose si vous avez supprimé quelque chose d’important par accident.
Une fois que vous avez pris l’habitude de lâcher prise,, allez plus loin en archivant ou en supprimant tout ce qui se trouve dans votre boite de réception et qui date de plus de trois mois.
Déléguer
Si un message vous a été envoyé mais que vous savez qu’un autre collègue peut répondre plus rapidement, transférez ces messages aux collègues qui ont plus de temps ou d’expertise pour traiter le sujet.
C’est quelque chose que tout le monde ne pourra pas mettre en œuvre de la même manière, et vous devrez faire preuve de discernement pour décider si vous pouvez transmettre un message ou une tâche à quelqu’un d’autre.
Si votre environnement de travail ne vous permet pas de déléguer des messages à vos collègues, il est vital que vous appreniez à prioriser vos messages et à développer un système qui fonctionne pour vous.
Répondre
Si vous savez que votre réponse ne prendra qu’une minute et qu’elle ne vous interrompra pas dans la tâche en cours, prenez un moment pour répondre — mais pas si cela risque de vous couper dans votre élan.
Différer
Vous avez des messages qui nécessitent plus d’attention ? Déplacez-les vers un dossier différent et répondez-y lorsque vous aurez moins de choses à faire.
L’utilisation de dossiers, de drapeaux (ou favoris) et de labels peut être un moyen utile de noter les messages qui nécessitent une réponse, afin que vous puissiez y revenir une fois que vous aurez le temps.
Avec Proton Mail, vous pouvez également appuyer sur mettre en attente, et ajouter rapidement un rappel pour que vos messages importants ne se perdent jamais dans la masse.
Agir
Si l’expéditeur vous demande de faire quelque chose qui, vous le savez, ne demandera pas beaucoup de temps, prenez un moment pour accomplir la tâche afin qu’elle ne fasse pas boule de neige et ne devienne pas un problème plus tard.
Si vous ne pouvez pas accomplir la tâche en quelques minutes, ajoutez la tâche à un calendrier avec une date limite, et définissez un rappel pour ne pas oublier.
À quoi ressemble l’Inbox Zero aujourd’hui ?
Mann a inventé la méthode Inbox Zero il y a près de deux décennies, et beaucoup de choses ont changé dans notre façon de communiquer et d’utiliser la technologie depuis lors.
Alors que la méthode d’organisation de la boite de réception était initialement utilisée pour motiver les professionnels occupés à réduire leur boite de réception à zéro message non lu, la méthode s’est transformée au fil du temps en un moyen d’acquérir de meilleures compétences organisationnelles et de réduire considérablement le temps et l’énergie mentale que l’on consacre généralement à la messagerie. Après tout, le temps économisé sur la lecture des messages est un temps précieux qui peut être utilisé ailleurs.
Mann a même reconnu le nom contradictoire de sa célèbre méthode dans un articl(nouvelle fenêtre)e qu’il a republié(nouvelle fenêtre) sur son site internet cette année. Il y a écrit :
« Le « zéro » titulaire dans Inbox Zero ne concerne pas le nombre de messages électroniques qui se trouvent dans votre boite de réception à un moment donné. Et, contrairement à l’opinion populaire, il ne s’agit absolument pas de passer des heures de votre précieuse journée à essayer d’atteindre cette boite de réception vide à tout prix. C’est juste absurde. »
Et cela résonne plus que jamais aujourd’hui.
À une époque où l’on peut nous joindre à tout moment de la journée, matin ou soir, au travail ou non, la façon dont nous utilisons notre temps compte. Apprendre à gérer votre boite de réception, plutôt que de la laisser vous gérer, n’est qu’une clé pour vivre une vie avec un meilleur équilibre et une meilleure efficacité. Ce qui peut également se traduire par un plus grand bonheur au travail, et en dehors.
Selon Mann, la méthode Inbox Zero consiste moins à atteindre réellement zéro message net, et est plutôt une « pratique philosophique » consistant à apprendre quelles distractions nous autorisons dans notre flux de travail numérique, et quand — « et, ensuite, à s’occuper de manière responsable mais consciente de ces entrées d’une manière qui ne soit jamais autorisée à entraver notre engagement personnel à faire le travail qui compte vraiment pour nous. »
L’Inbox Zero pourrait ne pas être réaliste pour vous — voici ce que nous suggérons à la place
La méthode Inbox Zero peut sembler être un objectif ambitieux, et bien qu’elle semble séduisante, elle pourrait être insoutenable pour votre style de travail.
Pour certaines personnes, voir une boite de réception qui n’est pas à zéro pourrait déclencher un stress inutile supplémentaire. Si cela vous ressemble, il est important de mettre en œuvre une stratégie qui fonctionne pour votre style de vie — et vraiment, c’est réellement le but de la méthode de Mann. Si vous vous sentez dépassé, essayez ce qui suit :
- Gardez des objectifs réalistes, comme limiter vos messages non lus à 15 ou moins.
- Fixez des limites, en vous donnant 24 ou 48 heures pour répondre aux messages.
- Créez un système, en utilisant des dossiers, des favoris et des labels, qui fonctionne pour vous. De cette façon, vous pouvez organiser votre boite de réception sans avoir à atteindre l’« Inbox Zero », qui pourrait en fait être le véritable Inbox Zero, de toute façon.
- Utilisez la vue Newsletters de Proton, qui vous donne un espace dédié pour lire et organiser vos abonnements, séparément de votre boite de réception.
Comment garder votre boite de réception organisée en gardant à l’esprit le respect de la vie privée
Vous n’iriez pas travailler sans prendre une douche et vous brosser les dents. Votre hygiène en ligne est tout aussi importante. Pour vous assurer que votre empreinte numérique est saine et sécurisée, envisagez de mettre en œuvre les habitudes hebdomadaires suivantes :
- Auditez votre boite de réception et supprimez ou archivez les messages dont vous n’avez pas besoin.
- Désabonnez-vous des newsletters dont vous n’avez pas besoin, et utilisez la vue Newsletters de Proton pour les abonnements que vous souhaitez conserver.
- Mettez à jour vos filtres et dossiers pour que les messages importants ne passent pas à travers les mailles du filet.
- Vérifiez les permissions de vos applications pour vous assurer que vous ne partagez pas vos données avec des sources non fiables.
Gardez votre boite de réception sans encombrement avec Proton
Proton Mail ne vous aide pas seulement à organiser votre boite de réception, il garde également vos données en sécurité, en s’assurant que vos messages ne sont accessibles à personne d’autre que vous.
C’est parce que Proton Mail est chiffré de bout en bout — vous n’avez donc jamais à vous soucier que nous scannions vos messages ou vendions vos informations sensibles.
Avec des fonctionnalités comme la vue Newsletters, la mise en attente et le désabonnement automatique, Proton Mail rend plus facile que jamais l’atteinte de l’Inbox Zero au sein d’une plateforme axée sur le respect de la vie privée.
Si vous êtes prêt à prendre le contrôle de votre flux de travail — et de votre vie privée — inscrivez-vous pour une boite mail gratuite avec Proton Mail dès aujourd’hui.
Questions fréquentes sur l’Inbox Zero
Qu’est-ce que l’Inbox Zero ?
La méthode Inbox Zero est une technique de gestion des messages inventée par l’expert en productivité Merlin Mann. La méthode est une stratégie courante qui apprend aux gens à déléguer des tâches, à répondre aux messages et à utiliser leur temps de manière efficace, ce qui peut les maintenir sur la bonne voie tout au long de la journée.
L’Inbox Zero est-il vraiment si utile ?
Il peut l’être. Selon la façon dont vous utilisez la stratégie de Mann, la méthode Inbox Zero peut être un outil incroyablement utile. N’oubliez pas, l’Inbox Zero ne consiste pas à ne jamais avoir de messages dans votre boite de réception, mais plutôt à minimiser le temps passé à lire et à répondre aux messages, afin que vous puissiez faire le travail pour lequel vous êtes réellement payé.
Comment puis-je organiser ma boite de réception tout en garantissant le respect de ma vie privée ?
Utilisez un fournisseur de messagerie électronique axé sur le respect de la vie privée, comme Proton Mail, pour gérer votre boite de réception tout en vous assurant que vos messages ne sont pas scannés et que vos données ne sont pas achetées et vendues.
Le désabonnement aux messages fait-il partie de l’Inbox Zero ?
Bien que ce ne soit pas l’un des principes de l’Inbox Zero, la suppression l’est, et se désabonner des abonnements et newsletters inutiles peut vous assurer d’avoir moins de messages à supprimer chaque jour.
Combien de messages non lus devrais-je avoir ?
Ce nombre est un choix personnel, cependant, nous recommandons d’essayer de garder vos messages non lus en dessous de 15 à la fin de chaque journée, afin que vous puissiez retourner au travail le lendemain avec moins de choses à gérer.
