O profissional médio recebe cerca de 120 e-mails por dia(nova janela), totalizando aproximadamente 43.800 e-mails por ano. Não importa em que setor você trabalhe, essa é uma quantidade esmagadora de e-mail de negócios para lidar.

Se você tem centenas de e-mails não lidos acumulados ou passa horas por dia organizando sua caixa de entrada, provavelmente desejou uma abordagem melhor e mais fácil para essa tarefa onipresente.

E se houvesse uma maneira de esvaziar sua caixa de entrada todos os dias, sem perder mensagens importantes ou interromper seu fluxo de trabalho?

Entra em cena o “inbox zero”, um método que pode ajudar profissionais a manter seu problema de e-mail sob controle, enquanto libera tempo precioso para o trabalho que realmente importa.

Neste artigo, discutiremos maneiras de implementar esse método de organização da caixa de entrada em seu fluxo de trabalho para tornar a vida mais fácil e menos estressante. Combine o método inbox zero com as ferramentas de privacidade da Proton e você estará no caminho para um equilíbrio entre vida pessoal e profissional mais produtivo e simplificado em pouco tempo.

O que é inbox zero?

Gerenciar sua caixa de entrada — é a tarefa de Sísifo definitiva. Em um momento sua caixa de entrada parece tolerável e, no próximo, você está sendo inundado com e-mails, respondendo a um após o outro enquanto a pasta “não lido” cresce fora de controle.

Se manter sua caixa de entrada organizada parece que você está constantemente rolando uma pedra montanha acima, apenas para que ela role de volta para baixo toda vez que você chega ao topo, então você sabe o quão estressante o e-mail pode ser.

É por isso que o especialista em produtividade Merlin Mann cunhou originalmente o método inbox zero como uma forma de encorajar um melhor gerenciamento de e-mail, aumentar a produtividade e, o mais importante — aliviar o estresse desnecessário que uma caixa de entrada cheia pode trazer.

Por que manter minha caixa de entrada organizada é tão difícil?

Há um punhado de razões pelas quais sua caixa de entrada nunca parece realmente organizada — ou se parece, é apenas fugaz.

Uma maneira de reduzir uma caixa de entrada desordenada é minimizar o número de newsletters e e-mails nos quais você está inscrito. Ou talvez seu endereço de e-mail esteja em listas de marketing ou relações públicas que você não precisa. Embora grande parte da sua caixa de entrada possa estar cheia de e-mails importantes para o seu trabalho, reserve um momento para identificar a raiz da desordem e elimine quaisquer e-mails recorrentes que não sejam necessários para o trabalho.

A visualização de Newsletters da Proton permite que você veja e gerencie todas as suas assinaturas de e-mail em um só lugar, tornando fácil cancelar a assinatura de listas que não são mais relevantes para você.

Não existe um aplicativo para isso?

Existem muitas ferramentas no mercado que podem ajudar com a organização da caixa de entrada, mas elas não são feitas iguais.

Muitos desses serviços gratuitos não são realmente gratuitos — eles usam seus dados e os vendem para empresas para manter seus serviços funcionando. Ferramentas como Unroll.me podem ser tentadoras como uma maneira rápida e fácil de cancelar a assinatura de newsletters sem ter que fazer nenhum esforço — mas a empresa já foi descoberta vendendo os dados de seus usuários para a Uber(nova janela).

Em vez disso, opte por um provedor de e-mail com foco na privacidade como o Proton Mail, que oferece um recurso integrado de cancelamento automático de assinatura e nunca, jamais, vende seus dados.

Como alcançar o inbox zero

Pronto para aprender como realmente chegar ao inbox zero? Os cinco princípios deste método de organização da caixa de entrada são, na verdade, bastante simples. Eles são:

Excluir

Parece óbvio, certo? Mas a realidade é que temos mais medo de clicar em excluir do que deveríamos. Nem todo e-mail requer uma resposta, e é fisicamente impossível responder a todos os e-mails que você recebe. Se você não planeja responder a uma mensagem e não precisa arquivá-la, basta clicar no botão de exclusão.

Se você está preocupado em excluir um e-mail importante, relaxe. A maioria dos clientes de e-mail mantém suas mensagens excluídas em uma pasta de lixeira e, com o Proton, seu conteúdo permanece nessa pasta por 30 dias, para que você possa recuperar algo se tiver excluído algo importante por acidente.

Depois de pegar o jeito de desapegar, dê um passo adiante arquivando ou excluindo tudo em sua caixa de entrada com mais de três meses.

Delegar

Se um e-mail foi enviado para você, mas você sabe que outro colega pode responder mais rápido, encaminhe esses e-mails para colegas de trabalho que tenham mais tempo ou experiência para lidar com o assunto.

Isso é algo que nem todos conseguirão implementar igualmente, e você precisará usar seu melhor julgamento ao decidir se pode passar um e-mail ou tarefa para outra pessoa.

Se seu ambiente de trabalho não permite delegar e-mails aos seus colegas, é vital que você aprenda a priorizar seus e-mails e desenvolva um sistema que funcione para você.

Responder

Se você sabe que sua resposta levará apenas um minuto e não o interromperá da tarefa em mãos, reserve um momento para responder — mas não se isso arriscar perder seu ritmo.

Adiar

Tem e-mails que exigem mais atenção? Mova-os para uma pasta diferente e responda a eles quando tiver menos coisas para fazer.

Usar pastas, sinalizadores (ou estrelas) e marcadores pode ser uma maneira útil de anotar e-mails que precisam de uma resposta, para que você possa voltar a eles quando tiver tempo.

Com o Proton Mail, você também pode clicar em adiar e adicionar rapidamente um lembrete para que seus e-mails importantes nunca se percam na confusão.

Fazer

Se o remetente pedir para você fazer algo que você sabe que não exigirá muito tempo, reserve um momento para concluir a tarefa para que ela não vire uma bola de neve e se torne um problema mais tarde.

Se você não conseguir concluir a tarefa em questão de minutos, adicione a tarefa a um calendário com um prazo e defina um lembrete para não esquecer.

Como é o Inbox Zero hoje?

Mann criou o método Inbox Zero há quase duas décadas, e muita coisa mudou na maneira como nos comunicamos e usamos a tecnologia desde então.

Embora o método de organização da caixa de entrada tenha sido usado inicialmente para motivar profissionais ocupados a zerar seus e-mails não lidos, o método se transformou ao longo do tempo como uma forma de obter melhores habilidades organizacionais e reduzir significativamente o tempo e a energia mental que alguém normalmente gasta com e-mail. Afinal, o tempo economizado na leitura de e-mails é um tempo precioso que pode ser usado em outro lugar.

Mann até reconheceu o nome contraditório de seu famoso método em um artigo(nova janela)que ele republicou(nova janela) em seu site este ano. Nele, ele escreveu:

“O ‘zero’ titular no Inbox Zero não é sobre o número de mensagens de e-mail que estão em sua caixa de entrada em um determinado momento. E, ao contrário da opinião popular, não é absolutamente sobre passar horas do seu precioso dia tentando alcançar aquela caixa de entrada vazia a qualquer custo. Isso é apenas besteira.”

E isso ressoa mais agora do que nunca.

Em uma época em que podemos ser acessados a qualquer hora do dia, manhã ou noite, no trabalho ou não, como usamos nosso tempo importa. Aprender a gerenciar sua caixa de entrada, em vez de deixar que ela gerencie você, é apenas uma chave para viver uma vida com melhor equilíbrio e eficiência. O que também pode se traduzir em mais felicidade no local de trabalho e fora dele.

De acordo com Mann, o método Inbox Zero é menos sobre realmente atingir zero e-mails líquidos, e é mais uma “prática filosófica” de aprender quais distrações permitimos em nosso fluxo de trabalho digital e quando — “e, então, cuidar dessas entradas de forma responsável, mas consciente, de uma maneira que nunca seja permitida atrapalhar nosso compromisso pessoal de fazer o trabalho que realmente importa para nós.”

O Inbox Zero pode não ser realista para você — aqui está o que sugerimos em vez disso

O método Inbox Zero pode parecer uma meta elevada e, embora pareça atraente, pode ser insustentável para o seu estilo de trabalho.

Para algumas pessoas, ver uma caixa de entrada que não está no zero pode desencadear mais estresse indevido. Se isso soa como você, é importante implementar uma estratégia que funcione para o seu estilo de vida — e, realmente, é sobre isso que o método de Mann realmente trata. Se você está se sentindo sobrecarregado, tente o seguinte:

  • Mantenha metas realistas, como limitar seus e-mails não lidos a 15 ou menos.
  • Defina limites, dando a si mesmo 24 ou 48 horas para responder aos e-mails.
  • Crie um sistema, usando pastas, sinalizadores e marcadores, que funcione para você. Dessa forma, você pode organizar sua caixa de entrada sem ter que atingir o “Inbox Zero”, que pode ser de fato o verdadeiro Inbox Zero, de qualquer maneira.
  • Use a visualização de Newsletters da Proton, que oferece um espaço dedicado para ler e organizar suas assinaturas, separadamente da sua caixa de entrada.

Como manter sua caixa de entrada organizada pensando na privacidade

Você não iria trabalhar sem tomar banho e escovar os dentes. Sua higiene on-line é igualmente importante. Para garantir que sua pegada digital seja saudável e segura, considere implementar os seguintes hábitos semanais:

  • Audite sua caixa de entrada e exclua ou arquive e-mails que você não precisa.
  • Cancele a assinatura de newsletters que você não precisa e use a visualização de Newsletters da Proton para as assinaturas que deseja manter.
  • Atualize seus filtros e pastas para que e-mails importantes não passem despercebidos.
  • Verifique as permissões de seus aplicativos para garantir que você não esteja compartilhando seus dados com fontes não confiáveis.

Mantenha sua caixa de entrada organizada com a Proton

O Proton Mail não apenas ajuda você com a organização da caixa de entrada, mas também mantém seus dados seguros, garantindo que seus e-mails não sejam acessíveis a mais ninguém além de você.

Isso ocorre porque o Proton Mail é criptografado de ponta a ponta — então você nunca precisa se preocupar conosco escaneando seus e-mails ou vendendo suas informações confidenciais.

Com recursos como visualização de Newsletters, adiar e cancelamento automático de assinatura, o Proton Mail torna mais fácil do que nunca alcançar o Inbox Zero dentro de uma plataforma que prioriza a privacidade.

Se você está pronto para assumir o controle do seu fluxo de trabalho — e da sua privacidade — crie uma conta de e-mail gratuito com o Proton Mail hoje mesmo.

Perguntas frequentes sobre o Inbox Zero

O que é inbox zero?

O método Inbox Zero é uma técnica de gerenciamento de e-mail criada pelo especialista em produtividade Merlin Mann. O método é uma estratégia comum que ensina as pessoas a delegar tarefas, responder a e-mails e usar seu tempo de maneira eficiente, o que pode mantê-las no caminho certo ao longo do dia.

O Inbox Zero é realmente tão útil?

Pode ser. Dependendo de como você usa a estratégia de Mann, o método Inbox Zero pode ser uma ferramenta incrivelmente útil. Lembre-se, o Inbox Zero não é sobre nunca ter e-mails em sua caixa de entrada, mas sim sobre minimizar o tempo gasto lendo e respondendo a e-mails, para que você possa fazer o trabalho para o qual é realmente pago.

Como posso organizar minha caixa de entrada garantindo minha privacidade?

Use um provedor de e-mail que prioriza a privacidade, como o Proton Mail, para gerenciar sua caixa de entrada, garantindo que suas mensagens não sejam escaneadas e seus dados comprados e vendidos.

Cancelar a assinatura de e-mails faz parte do Inbox Zero?

Embora não seja um dos princípios do Inbox Zero, excluir é, e cancelar assinaturas desnecessárias e newsletters pode garantir que você tenha menos e-mails para excluir todos os dias.

Quantos e-mails não lidos devo ter?

Esse número é uma escolha pessoal, no entanto, recomendamos tentar manter seus e-mails não lidos abaixo de 15 no final de cada dia, para que você possa voltar ao trabalho no dia seguinte com menos coisas para se estressar.